Συμβουλές ομαδικής εργασίας για ADR

Αν σκέφτεστε να χρησιμοποιήσετε καταγραφές αποφάσεων με την ομάδα σας, ορίστε μερικές συμβουλές που μάθαμε δουλεύοντας με πολλές ομάδες.

Έχετε την ευκαιρία να καθοδηγήσετε τους συναδέλφους σας, συζητώντας μαζί για το «γιατί», αντί να επιβάλλετε το «τι». Για παράδειγμα, οι καταγραφές αποφάσεων είναι ένας τρόπος για να σκέφτονται πιο έξυπνα και να επικοινωνούν καλύτερα οι ομάδες· οι καταγραφές αποφάσεων δεν έχουν αξία αν είναι απλώς μια αναγκαστική γραφειοκρατική απαίτηση εκ των υστέρων.

Ορισμένες ομάδες προτιμούν πολύ το όνομα «αποφάσεις» αντί της συντομογραφίας «ADR». Όταν κάποιες ομάδες χρησιμοποιούν το όνομα καταλόγου «decisions», είναι σαν να ανάβει μια λάμπα και η ομάδα αρχίζει να βάζει περισσότερες πληροφορίες στον κατάλογο, όπως αποφάσεις για προμηθευτές, αποφάσεις σχεδιασμού, αποφάσεις χρονοπρογραμματισμού κ.λπ. Όλα αυτά τα είδη πληροφοριών μπορούν να χρησιμοποιούν το ίδιο πρότυπο. Υποθέτουμε ότι οι άνθρωποι μαθαίνουν ταχύτερα με λέξεις («αποφάσεις») παρά με συντομογραφίες («ADR»), ότι έχουν περισσότερο κίνητρο να γράφουν έγγραφα σε εξέλιξη όταν αφαιρείται η λέξη «καταγραφή» και ότι ορισμένοι προγραμματιστές και ορισμένοι διευθυντές αντιπαθούν τη λέξη «αρχιτεκτονική».

Θεωρητικά, το αμετάβλητο είναι ιδανικό. Στην πράξη, η μεταβλητότητα έχει λειτουργήσει καλύτερα για τις ομάδες μας. Εισάγουμε τη νέα πληροφορία στο υπάρχον ADR, με ημερομηνία και μια σημείωση ότι η πληροφορία ήρθε μετά την απόφαση. Αυτή η προσέγγιση οδηγεί σε ένα «ζωντανό έγγραφο» που μπορούμε όλοι να ενημερώνουμε. Τυπικές ενημερώσεις γίνονται όταν λαμβάνουμε πληροφορίες χάρη σε νέους συναδέλφους, νέες προσφορές, πραγματικά αποτελέσματα της χρήσης μας ή αλλαγές τρίτων εκ των υστέρων, όπως δυνατότητες προμηθευτών, τιμολογιακά σχέδια, συμφωνίες αδειοδότησης κ.λπ.